Jenis-Jenis Surat Undangan dan Contohnya, Apa Saja?

Jenis-jenis Surat Undangan – Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering menerima berbagai macam undangan, baik itu undangan ulang tahun, pernikahan, rapat, seminar, atau acara resmi lainnya. Namun, tahukah kamu bahwa tidak semua undangan memiliki format dan gaya yang sama?

Surat undangan merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang menghadiri suatu acara. 

Berdasarkan kepentingannya, surat undangan dibagi menjadi tiga jenis utama, yaitu surat undangan pribadi, surat undangan setengah resmi, dan surat undangan resmi.

Mengetahui jenis-jenis surat undangan dan cara membuatnya dengan benar sangat penting, terutama jika kamu sering berurusan dengan acara formal maupun nonformal. 

Oleh karena itu, mari kita bahas lebih dalam mengenai jenis-jenis surat undangan dan contohnya agar kamu bisa menggunakannya sesuai kebutuhan.

Jenis-jenis Surat Undangan yang Perlu Kamu Tahu

Secara umum, surat undangan adalah dokumen tertulis yang dibuat untuk meminta atau mengundang seseorang menghadiri suatu acara. Isi dari surat undangan harus mencakup informasi yang jelas tentang acara tersebut, seperti waktu, tempat, dan tujuan acara.

Surat undangan juga dapat mencerminkan sifat acara yang akan diadakan. Jika acara bersifat pribadi, maka surat undangan bisa dibuat lebih santai. Sebaliknya, jika acara bersifat resmi, maka surat undangan harus menggunakan bahasa yang formal dan mencantumkan elemen-elemen administratif tertentu.

Berdasarkan sifat dan tujuannya, surat undangan terbagi menjadi tiga jenis utama yang akan kita bahas lebih lanjut di bawah ini.

1. Surat Undangan Pribadi

Surat undangan pribadi adalah surat yang digunakan untuk mengundang seseorang dalam acara yang bersifat personal atau kekeluargaan. Karena bersifat tidak resmi, surat undangan ini biasanya menggunakan bahasa yang lebih santai dan tidak memiliki format baku seperti surat resmi.

Biasanya, surat undangan pribadi dibuat dengan desain yang menarik, menggunakan font yang lebih bebas, serta bisa ditambahkan elemen visual seperti gambar atau ilustrasi agar terlihat lebih kreatif dan sesuai dengan tema acara. Beriku beberapa contoh surat undangan pribadi:

• Undangan ulang tahun
• Undangan pernikahan
• Surat undangan khitanan
• Undangan syukuran
• Undangan buka puasa bersama

Struktur Surat Undangan Pribadi

Meskipun tidak terikat pada aturan formal, surat undangan pribadi tetap memiliki elemen-elemen dasar berikut:

1. Nama dan alamat penerima
2. Salam pembuka
3. Isi surat (deskripsi acara, waktu, dan tempat acara)
4. Salam penutup
5. Nama dan tanda tangan pengirim (opsional)

Contoh Isi dalam Surat Undangan Pribadi

Undangan Ulang Tahun

Kepada: Sahabatku, Rina

Halo Rina,

Aku ingin mengundangmu ke acara ulang tahunku yang ke-17. Acara ini akan diadakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 20 Maret 2025
Waktu: 18.00 WIB
Tempat: Rumahku, Jalan Merpati No. 10

Jangan lupa datang ya! Ditunggu kehadirannya.

Salam hangat,
Lina

Baca Juga : Jenis Kertas Undangan Untuk Printer, Bisa Cetak Di Rumah!

2. Surat Undangan Setengah Resmi

Jenis surat undangan setengah resmi merupakan jenis surat yang berada di antara surat undangan pribadi dan surat undangan resmi. Surat ini digunakan untuk acara yang bersifat formal tetapi tetap memiliki nuansa kekeluargaan atau santai.

Surat undangan setengah resmi biasanya dibuat oleh individu atau organisasi tertentu untuk mengundang pihak lain dalam acara yang bersifat formal namun tidak terlalu kaku. Berikut contohnya:

• Undangan arisan
• Undangan kerja bakti
• Surat undangan rapat pemuda
• Undangan syukuran

Struktur Surat Undangan Setengah Resmi

Struktur surat ini sedikit lebih formal dibanding surat undangan pribadi, yaitu:

1. Kop surat (opsional)
2. Tempat dan tanggal surat
3. Nama dan alamat penerima
4. Perihal atau tujuan surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat (acara, waktu, dan tempat)
7. Salam penutup
8. Nama dan tanda tangan pengirim (bisa disertai stempel jika diperlukan)

Contoh Surat Undangan Setengah Resmi

Undangan Rapat Karang Taruna

Karang Taruna Desa Sukamaju
Jalan Raya No. 5 Sukamaju

Sukamaju, 10 Maret 2025

Perihal: Undangan Rapat Pemuda

Kepada Yth,
Seluruh Anggota Karang Taruna Sukamaju

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya acara rapat tahunan, kami mengundang seluruh anggota Karang Taruna Sukamaju untuk hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Minggu, 17 Maret 2025
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Balai Desa Sukamaju

Kehadiran teman-teman sangat kami harapkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Karang Taruna Sukamaju
Andi Pratama

3. Surat Undangan Resmi

Jenis surat undangan berikutnya adalah surat undangan resmi. Surat undangan resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi, organisasi, atau perusahaan untuk mengundang pihak lain dalam acara resmi. Surat ini menggunakan bahasa yang formal, mencantumkan kop surat, serta sering kali disertai tanda tangan dan stempel dari pejabat terkait.

Contoh Acara yang Menggunakan Surat Undangan Resmi

• Undangan rapat kerja
• Undangan seminar
• Undangan pertemuan bisnis
• Undangan rapat dinas

Struktur Surat Undangan Resmi

1. Kop surat instansi/perusahaan
2. Nomor surat, perihal, dan lampiran (jika ada)
3. Nama dan alamat penerima
4. Salam pembuka
5. Isi surat (acara, waktu, dan tempat)
6. Salam penutup
7. Nama, tanda tangan, dan stempel resmi

Contoh Surat Undangan Resmi

Undangan Rapat Kerja

PT Maju Jaya Sejahtera
Jalan Sudirman No. 15 Jakarta

Nomor: 01/RK/2025
Perihal: Undangan Rapat Kerja

Kepada Yth,
Manajer dan Kepala Departemen PT Maju Jaya Sejahtera

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kerja tahun 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat kerja yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 25 Maret 2025
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Gedung A, PT Maju Jaya Sejahtera

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur PT Maju Jaya Sejahtera
Budi Santoso

Dengan memahami perbedaan surat undangan pribadi, setengah resmi, dan resmi, kamu bisa memilih format yang tepat sesuai dengan kebutuhan. Jika kamu ingin mencetak surat undangan atau produk lainnya dengan kualitas terbaik, kamu bisa mencetaknya di Lautan Display.

Baca Juga : Jenis Kertas Undangan Pernikahan dan Harganya Untuk Pertimbangan

Letak Perbedaan Ketiga Jenis Surat Undangan

1. Surat Undangan Pribadi

• Tujuan: Digunakan untuk kepentingan pribadi, seperti ulang tahun, pernikahan, arisan, reuni keluarga, dll.
• Bahasa: Santai, akrab, dan tidak kaku.
• Format: Tidak baku, bisa dikreasikan sesuka hati, bahkan bisa berbentuk visual (misalnya kartu undangan).

Contoh pembuka:

Halo sahabatku tersayang,

Ada kabar seru nih! Aku mau mengadakan acara kecil-kecilan yang pastinya seru dan penuh canda tawa. Aku ingin banget kamu jadi bagian dari momen ini.

2. Undangan Semi Resmi

• Tujuan: Biasanya digunakan oleh organisasi nonformal, komunitas, atau sekolah untuk keperluan kegiatan yang lebih formal daripada acara pribadi, tapi tidak seformal instansi pemerintah atau perusahaan.
• Bahasa: Campuran formal dan santai.
• Format: Cukup rapi, ada kepala surat jika dikeluarkan oleh organisasi, tapi tidak terlalu kaku.

Contoh pembuka:

Dengan penuh semangat, kami dari Komunitas Kreatif Muda mengajak Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam kegiatan inspiratif yang kami selenggarakan sebagai bentuk kontribusi kami terhadap pengembangan kreativitas generasi muda.

3. Surat Undangan Resmi

• Tujuan: Digunakan oleh lembaga pemerintah, perusahaan, atau instansi resmi untuk kegiatan seperti rapat, seminar, workshop, pelatihan, dll.
• Bahasa: Formal, tidak santai
• Format: Baku. Biasanya terdapat kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, tanda tangan pejabat, dan stempel.

Contoh kalimat pembuka:

Dalam rangka pelaksanaan program kerja tahun 2025, bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada kegiatan Rapat Koordinasi yang akan dilaksanakan sebagaimana tercantum dalam informasi berikut.

Baca Juga : Kenali Bahan Art Paper, Fungsi dan Karakteristiknya

Mau Cetak Undangan Pribadi? Yuk Custom Desainnya di Lautan Display

Cetak dan Desain di Lautan Display Yuk!

Surat undangan pribadi sangat bersifat personal, kamu bisa membuatnya dengan penuh kreatifitas. Tanpa batasan, tanpa aturan, namun maksud dan tujuannya tetap tersampaikan dengan baik.

Nah, jika kamu ingin membuat desain yang indah atau bahkan unik, percetakan online Lautan Display siap membantu kamu. Kami menyediakan layanan jasa desain saja (jika ingin udangan dikirim secara digital), atau desain plus cetak! Semuanya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kamu.

Kamu bisa memberitahu admin percetakan kami melaui whatsapp tentang jenis surat yang ingin dibuat, misalnya:

• Undangan ulang tahun
• Undangan pernikahan
• Surat undangan khitanan
• Undangan syukuran
• Undangan buka puasa bersama
• Arisan keluarga,
• lainnya

Hanya membutuhkan waktu 1-2 hari kerja, desain undanganmu akan diselesaikan. Jika perlu dicetak, kami akan menyelesaikannya sesuai deadline (biasanya 2 hari). Meskipun cabang Lautan Display ada di beberapa tempat, jika tidak ada waktu untuk mengambil hasil cetakan, kamu bisa minta kami untuk mengirimkan. Ekspedisi siap berangkat.

Menarik bukan? Yuk coba sekarang. Jangan ragu klik tombol chat admin percetakan Lautan Display ya. Diskusi dulu saja, kalau oke, baru deal ke pembayaran. Selamat mencoba membuat surat undangan!