Apa Itu Kop Surat – Ternyata ada alasan khusus mengapa kop surat digunakan pada surat-surat resmi, baik untuk instansi/lembaga, maupun kebutuhan bisnis.
Adanya aturan penggunaan kop surat pada surat resmi sebenarnya dilatarbelakangi oleh beberapa kebutuhan praktis dan nilai-nilai profesionalisme.
Aturan penggunaan kop surat bukan soal membuat surat jadi “indah dan rapi,” tetapi untuk menjaga kepercayaan, kejelasan, dan profesionalisme dalam berkomunikasi. Jika sebuah surat resmi tidak memiliki kop, maka penerima bisa meragukan kredibilitasnya.
Kalau kamu lihat di banyak institusi resmi, aturan ini seringkali bahkan diwajibkan. Membuat cara berkomunikasi jadi lebih lebih terstandar.
Jadi, jika kamu sedang membuat kop surat dan ada kebingungan dalam prosesnya. Dalam artikel ini Lautan Display akan memberikan informasi mengenai apa itu kop surat, dan bagaimana aturan format di dalamnya agar hasilnya tepat.
Mengenal Apa Itu Kop Surat dan Tujuannya
Kop surat adalah bagian atas dari sebuah dokumen resmi, seperti surat bisnis, surat dinas, atau surat organisasi. Kop surat biasanya berisi informasi penting yang menunjukkan identitas pengirim surat. Isi dalam kop meliputi:
- Nama perusahaan atau organisasi: Nama resmi yang mengirimkan surat.
- Logo: Logo perusahaan atau organisasi
- Alamat: Lokasi kantor, bisa disertai kode pos.
- Kontak: Nomor telepon, email, atau website resmi.
- Tagline atau slogan: Jika ada
Kop surat biasanya ditempatkan di bagian atas dokumen dan berfungsi memberikan kesan profesional, sekaligus memudahkan penerima mengetahui asal surat. Keberadaan kop surat juga memiliki tujuan khusus, di antaranya:
1. Identitas Pengirim
Kop surat adalah “wajah” dari pengirim surat. Dengan mencantumkan nama, logo, alamat, dan kontak, penerima langsung tahu siapa pengirimnya tanpa harus membaca keseluruhan isi surat. Ini penting untuk membedakan pengirim surat resmi dari surat biasa atau bahkan surat palsu.
2. Legitimasi dan Kepercayaan
Penggunaan kop surat menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari sumber yang resmi dan dapat dipercaya. Ini sangat penting dalam komunikasi yang melibatkan bisnis, pemerintahan, atau organisasi, karena membantu mencegah adanya penyalahgunaan dokumen atau penipuan.
3. Standar Formalitas
Dalam dunia formal, komunikasi harus mengikuti aturan yang jelas agar terlihat profesional. Kop surat membantu menciptakan kesan rapi, terstruktur, dan sesuai etika komunikasi resmi. Tanpa kop, surat mungkin dianggap kurang serius atau tidak memiliki legitimasi.
Apalagi jika ditujukan ke pihak profesional, seperti instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi pendidikan, kop surat menunjukkan bahwa pengirim punya standar yang baik.
Baca Juga: Fungsi Amplop Berdasarkan Ukuran, Warna Dan Penggunaannya
Standar Surat Resmi dan Aturan Format di Dalamnya
Kop surat hanya ada di surat formal, dan jenis surat ini memang ada standarnya, baik dari segi format, bahasa, dan semua hal yang ada di dalamnya.
Standar ini ada untuk memastikan surat tersebut terlihat profesional, mudah dipahami, dan sesuai etika komunikasi resmi. Meskipun standar ini tidak baku di semua situasi, tapi sangat dianjurkan. Apa saja?
1. Margin atau Spasi Kanan-Kiri dan Font
- Kiri: 3 cm (agar cukup ruang jika surat perlu dijilid atau dimasukkan ke folder).
- Kanan: 2 cm (cukup untuk menjaga tampilan rapi).
- Atas: 2,5–3 cm (untuk kop surat).
- Bawah: 2,5 cm (agar tidak terlalu mepet ke tepi halaman).
- Gunakan font formal (seperti Times New Roman atau Arial) dengan ukuran 11-12.
- Spasi antar baris 1.15 atau 1.5 agar mudah dibaca.
2. Kop Surat
Isinya: Nama perusahaan/organisasi, logo, alamat, nomor telepon, email, website
- Nama Perusahaan/Organisasi: Ditulis dengan huruf kapital atau huruf besar di awal, tergantung desain
- Logo Perusahaan: Logo biasanya di sisi kiri atau di tengah, tergantung tata letak desain.
- Alamat Kantor: Misalnya Jl. Kebon Raya No. 45, Jakarta Selatan, Indonesia 12345 Telepon: (021) 123-4567 | Email: [email protected] | Website: www.perusahaan.com
- Slogan atau Tagline: “Melayani dengan Sepenuh Hati untuk Masa Depan yang Lebih Baik”
Tata Letak Penempatan
Berikut format detail jika dipecah menjadi struktur penempatan:
- Logo Perusahaan: Diletakkan di kiri atas atau tengah. Jika di kiri, teks nama perusahaan dimulai dari margin atas sejajar dengan logo.
- Nama Perusahaan/Organisasi: Ukuran font lebih besar (14–16 pt, huruf kapital). Diletakkan di tengah halaman atau sejajar dengan logo.
- Alamat & Kontak: Diletakkan di bagian bawah nama perusahaan, biasanya menggunakan font lebih kecil (10–11 pt).
- Tagline/Slogan: Diletakkan di bawah alamat/kontak, dengan font miring atau warna berbeda untuk menonjolkan branding.
3. Tanggal Surat
Ditulis dengan format yang benar, misalnya: Jakarta, 24 Januari 2025 atau Bandung, 15 Februari 2025
Biasanya diletakkan di pojok kanan atas. Tidak perlu garis bawah atau tanda baca berlebih).
4. Nomor Surat (Jika diperlukan)
Biasanya digunakan untuk surat resmi dari organisasi, perusahaan, atau instansi. Diletakkan di sebelah kiri. Nomor surat biasanya terdiri dari:
- Kode Surat: Kode yang menunjukkan jenis surat atau divisi/bagian yang mengeluarkan surat. Contoh HRD: Human Resource Department (Divisi SDM), UM (Umum), PK (Penawaran Kerja Sama), ND (Nota Dinas)
- Nomor Urut Surat: Nomor unik berdasarkan urutan surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu. Contoh: 001, 002, 003 (berdasarkan kronologi keluarnya surat).
- Bulan Surat: Bulan surat diterbitkan, biasanya ditulis dalam format angka Romawi. Contoh: I untuk Januari, IV untuk April, XII untuk Desember.
- Tahun Surat: Tahun penerbitan surat, ditulis dalam format angka penuh. Contoh: 2025
- Kode Instansi atau Perusahaan (Opsional)
Format Umum Nomor Surat
Berikut beberapa contoh format nomor surat:
1) Nomor Urut/Kode Surat/Bulan/Tahun
Contoh: 001/HRD/I/2025
Artinya:
- Nomor urut surat: 001
- Dikeluarkan oleh divisi HRD
- Bulan: Januari
- Tahun: 2025
2) Kode Surat/Nomor Urut/Bulan/Tahun/Instansi
Contoh: HRD/002/II/2025/PTLS
Artinya:
- Divisi HRD
- Nomor urut: 002
- Bulan: Februari
- Tahun: 2025
- PTLS: Kode perusahaan (misalnya “PT Lautan Sejahtera”).
5. Perihal, Alamat Tujuan, dan Lainnya
Semua diletakkan di sebelah kiri setelah nomor surat, dengan ketentuan sebagai berikut:
- Alamat diletakkan di bawah “hal” dengan jarak sekitar 1–2 spasi
- Jika suratnya lebih personal, cukup gunakan: Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima]
- Isi surat terdiri dari paragraf pembuka, isi utama, dan penutup dimulai dari margin kiri.
- Spasi antar paragraf 1–2 baris agar tidak terlalu rapat.
- Salam penutup (“Hormat kami”) diletakkan di sebelah kiri, diikuti dengan tanda tangan dan nama lengkap di bawahnya.
Baca Juga: Jenis-jenis Kop Surat Resmi: Struktur Isi dan Cara Membuatnya
Mau Desain Kop Surat Lebih Kreatif? Yuk Di Lautan Display
Jika kamu sudah memahami apa itu kop surat dan bagaimana membuat surat formal secara menyeluruh, sekarang waktunya desain kop surat jadi lebih kreatif!
Meskipun untuk tujuan formal, desain kreatif tidak dilarang, kecuali bagi instansi dalam pemerintahan. Mereka ada aturan khusus. Di industri atau bisnis terkini, kop kreatif bisa mencerminkan branding sebuah perusahaan.
Nah, jika kamu ingin membuat kop kreatif yang simple, jangan ragu untuk menggunakan jasa desain dari Lautan Display! Mulai dari 25rb saja, kami sudah membantu banyak client dengan beragam desain.
Hasil desain akan kami kirimkan secara digital, mau coba? Yuk chat Admin Lautan Display untuk konsultasi, atau kunjungi web kami di Lautandisplay.com sebagai perkenalan.
Mau datang langsung? Lautan Display kini ada di Tangerang Selatan dan Bandung!
Semoga kesulitanmu terbantu
