Jenis-jenis Kop Surat Resmi: Struktur Isi dan Cara Membuatnya

Jenis-jenis Kop Surat – Setiap jenis kop surat disesuaikan dengan keperluan dan identitas organisasi yang menggunakannya. Oleh karena itu, struktur atau tampilannya sedikit berbeda antar jenis.

Jika sebuah surat tidak menggunakan kop surat, surat tersebut mungkin terkesan tidak resmi, tidak memiliki identitas yang jelas, dan bisa jadi menurunkan kredibilitas pengirimnya. 

Selain itu, penerima mungkin merasa kesulitan untuk mengetahui siapa yang mengirim surat tersebut, terutama dalam urusan yang melibatkan banyak pihak.

Jika kamu ingin membuat kop surat resmi, atau ingin mempelajari apa saja jenis-jenis kop surat, artikel ini akan membantu. Mulai dari daftar macam-macam kop surat, isinya, hingga cara membuatnya di word, Canva/Photoshop akan dijelaskan dibawah. 

Jenis-jenis Kop Surat Resmi dan Isinya

Kop surat resmi umumnya digunakan oleh organisasi, perusahaan, atau lembaga untuk tujuan formal. Biasanya kop diletakkan di bagian atas surat, tepat di bagian paling atas, sebelum isi surat dimulai. 

Isi kop surat mencakup elemen-elemen seperti logo, nama organisasi, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Berikut daftar jenis-jenisnya: 

1. Kop Surat Perusahaan  

• Biasanya berisi informasi lengkap mengenai perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan logo perusahaan. 
• Kop surat ini digunakan oleh perusahaan dalam berbagai urusan bisnis.

2. Kop Surat Pemerintahan  

• Digunakan oleh instansi pemerintahan
• Berisi informasi seperti nama lembaga pemerintah, alamat kantor, dan seringkali termasuk lambang negara atau logo instansi yang bersangkutan.

3. Sekolah atau Perguruan Tinggi  

• Digunakan oleh lembaga pendidikan, baik sekolah maupun universitas. 
• Biasanya mencantumkan nama sekolah atau universitas, alamat, dan informasi kontak lainnya.

4. Kop Surat Organisasi atau Lembaga Sosial  

• Digunakan oleh organisasi nirlaba atau lembaga sosial, 
• Berisi nama organisasi, alamat, dan nomor kontak yang relevan.

5. Kop Surat Bisnis (Corporate Letterhead)  

• Ini digunakan untuk keperluan bisnis, 
• Sering kali mencantumkan elemen tambahan seperti situs web, nomor registrasi perusahaan, atau tagline perusahaan.

6. Untuk Surat Pribadi  

• Terkadang, individu tertentu (misalnya pengacara, konsultan, atau dokter) menggunakan kop surat pribadi, 
• Isinya mencakup nama lengkap, profesi, dan informasi kontak terkait.

Setiap jenis kop surat ini disesuaikan dengan keperluan dan identitas organisasi yang menggunakannya.

Baca Juga: Jasa Desain Poster Online Mulai dari 25rb, Cepat dan Simpel!

Cara Membuat Kop Untuk Dokumen Resmi

Untuk membuat dokumen memiliki kop surat, ada beberapa cara yang bisa dilakukan. Kamu bisa membuatnya secara manual menggunakan aplikasi desain seperti Canva atau Photoshop. 

Namun Kamu juga bisa memanfaatkan Microsoft Word yang sudah menyediakan fitur untuk membuat kop surat. Berikut penjelasan tentang kedua opsi tersebut:

1. Menggunakan Microsoft Word:

Microsoft Word sudah menyediakan template atau fitur header yang bisa kamu manfaatkan untuk membuat kop surat dengan mudah tanpa perlu desain khusus. Berikut cara membuatnya di MS Word:

Langkah-langkah Membuat Kop Surat di MS Word:

• Buka MS Word dan buat dokumen baru.
• Masuk ke tab “Insert” di menu atas.
• Klik pada “Header”, lalu pilih opsi header kosong atau pilih salah satu desain yang sudah ada.
• Setelah memilih header, masukkan informasi kop surat, seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon, email, dan logo (jika diperlukan).
• Kamu bisa menggunakan text box untuk menambahkan alamat, atau menambahkan logo dengan memilih Insert > Pictures.
• Sesuaikan ukuran dan font agar sesuai dengan desain yang diinginkan.
• Lalu close header dan footer

Dengan cara ini, kamu bisa menambahkan kop surat secara otomatis di setiap halaman dokumen. Kamu juga dapat menyesuaikan desain dan layout sesuai kebutuhan.

2. Menggunakan Canva atau Photoshop:

Jika kamu ingin desain kop surat yang lebih kreatif atau custom, kamu bisa menggunakan aplikasi desain seperti Canva atau Photoshop. Disini, kamu memiliki kontrol penuh atas elemen desain seperti logo, warna, dan tipografi.

Langkah-langkah Membuat Kop Surat di Canva:

• Buka Canva dan cari “Letterhead” atau “Kop Surat” di kotak pencarian.
• Pilih template kop surat yang sesuai, atau buat desain dari awal.
• Masukkan informasi yang diperlukan seperti nama organisasi, alamat, nomor kontak, dan logo.
• Sesuaikan warna dan font agar sesuai dengan identitas organisasi/lembaga
• Setelah selesai, kamu bisa unduh desainnya dalam format PDF atau PNG.
• Setelah itu, buka dokumen Word atau aplikasi pengolah kata lainnya dan masukkan gambar kop surat sebagai header.

Jika kamu menggunakan Photoshop, desain kop surat akan tampak lebih detail dan profesional. Prosesnya mirip dengan Canva, hanya saja Photoshop lebih teknis dan memerlukan pemahaman desain grafis.

Baca Juga: Jenis Stempel Terbaru 2024 untuk Berbagai Kebutuhan

Cara Memasukan Gambar Kop Ke Header dan Ukurannya

Berikut adalah langkah-langkah untuk memasukkan gambar ke header di Microsoft Word, dan cara menyesuaikan ukuran gambar jika kamu membuatnya di Canva atau Photoshop:

1. Cara Memasukkan Gambar ke Header di MS Word:

• Buka dokumen di Word dan pilih Insert > Header.
• Pilih header kosong 
• Setelah header terbuka, pilih Insert > Pictures.
• Pilih gambar header/kop surat yang sudah kamu desain sebelumnya
• Setelah gambar muncul di header, kamu bisa menyesuaikan ukuran gambar dengan mengklik dan menarik sudut gambar.

2. Ukuran Gambar untuk Kop Surat 

Jika kamu membuat desain kop surat di Canva atau Photoshop, berikut adalah panduan ukuran gambar agar pas ketika dipindahkan ke Word:

• A4 adalah standar ukuran jenis-jenis kop surat di Indonesia (210 mm x 297 mm). 
• Kamu bisa membuat desain kop surat dengan lebar sekitar 200-210 mm dan tinggi sekitar 40-60 mm untuk logo dan elemen kop surat lainnya.

Setelah selesai mendesain, unduh gambar dengan format PNG atau JPEG dan masukkan ke dalam header di MS Word menggunakan langkah-langkah yang sudah dijelaskan.

Baca Juga: Fungsi Amplop Berdasarkan Ukuran, Warna Dan Penggunaannya

Desain Kop Surat Bisnis di Lautan Display!

Yuk Coba Jasa Desain di Lautan Display!

Kop surat perusahaan atau bisnis biasanya tidak sederhana. Meskipun informasi di dalamnya sama seperti jenis kop lainnya, namun estetika perlu ada. Ini akan menunjukan profesionalitas dari bisnis. 

Jika kamu kesulitan membuat desain kop surat yang menarik, yuk pakai jasa desain Lautan Display. Hanya dengan 25rb, kamu mendapatkan: 

• 1 buah desain kop surat
• Bisa revisi 2 kali
• Diskusi online dari Whatsapp

Memudahkan bukan? 

Lautan Display adalah percetakan online yang juga menyediakan jasa desain lengkap untuk membantu kebutuhan konsumen. Jadi jangan ragu jika kamu butuh bantuan membuat kop, akan kami buatkan spesial untuk kamu. 

Yuk chat admin di Whatsapp dan diskusikan isi kop surat mu segera!

Reference: 

What Is a Letterhead? Definition, Types, Uses